Создаем таблицу в Excel: инструкция для чайников

ЛогоПрограмма Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

  • сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
  • затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Ручной режим

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

  1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

Пустой лист

  1. Выделите любое количество строк и столбцов.

Выделение

  1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

Выбор всех границ

  1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Таблица готова

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

  1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

Нарисовать сетку

  1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

Новый курсор

  1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Рисование таблицы

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Вставка таблицы

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.

  1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

Задание диапазона

  1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

Выбор области

  1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

Кнопка ОК

  1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

Таблица создана

  1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Редактирование столбца

Дальше можете делать, что душе угодно.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

  1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

Создание простой таблицы

  1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

Меню Вставка

  1. Сразу после этого у вас появится новое окно.

новое окно

  1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

Выделение ячеек

  1. Затем нажимаем на кнопку «OK».

Подтверждение

  1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

Боковая панель

  1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Перенос данных

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Перетаскивание

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

Перетаскивание осуществлено

  1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Общий итог

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

  1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

Выделение данных

  1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

Рекомендуемые таблицы

  1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

Анализ ячеек

  1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

Создание таблиц

  1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Сума общих затрат

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

  • открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
  • создать новую пустую книгу;
  • посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
  • выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
  • продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
  • войти под своей учетной записью Microsoft.

Начальный экран

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Выбор готового шаблона

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Выбор готового шаблона

Нажимаем на кнопку «Создать».

Создание шаблона

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Готовый вариант

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

Начальная таблица

  1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

Вставить строки на лист

  1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

Объединить ячейки

  1. Далее пишем любой заголовок.

Написание заголовка

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

Настройка высоты

В результате этого высота строки будет больше.

Новая высота строки

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Смена положения текста

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

По середине

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

новый вид заголовка

Изменение стиля

Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.

Настройка шрифта

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Стили оформления

Эффект будет очень красивым.

Эффект оформления

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Кнопка Вставить

Вы можете добавить:

  • ячейки;
  • строки;
  • столбцы;
  • целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Удаление ячейки

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Заливка

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Цвет ячеек

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

Формат

В результате этого вы сумеете:

  • вручную или автоматически изменить высоту строк;
  • вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
  • скрыть или отобразить ячейки;
  • переименовать лист;
  • изменить цвет ярлыка;
  • защитить лист;
  • блокировать элемент;
  • указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Формат ячеек

Благодаря этому инструменту можно:

  • изменить формат отображаемых данных;
  • указать выравнивание;

Выравнивание

  • выбрать любой шрифт;

Выбор шрифта

  • изменить границы таблицы;

Границы таблицы

  • «поиграть» с заливкой;

работа с заливкой

  • установить защиту.

Защита

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.

Информация по формулам

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Описание функций

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

  1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

Поле для экспериментов

  1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

Выделение ячеек в таблице

  1. Введите там следующую команду.
=C3*D3

Сумма

  1. Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

Выделение группы

  1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Автоподставновка

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

  1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

Автосумма

  1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Сумма чисел

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

Рисунки

  1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

Вставка файла

  1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Результат вставки

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

  1. Выделите область данных.

Выделение области данных

  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
  2. Откройте документ
  3. Теперь используем кнопки Ctrl+V.
  4. Итог будет следующим.

Итог в Worde

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».

Google Таблицы

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

  1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

Документ

  1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

Общая стоимость

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

  1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Границы печати

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

  1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

Разметка страницы

  1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшение таблицы

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

  1. Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Новый масштаб

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

Excel 2003

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Офис 2016

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Формулы

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Вкладка Формулы

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Параметры книг

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Читайте также: