Промежуточные итоги в Excel – очень удобный инструмент для анализа информации. Воспользоваться им можно несколькими способами: при помощи специального функционала, формул или сводных таблиц.
При этом есть обязательные условия:
- наименования должны повторяться больше одного раза;
- записи должны быть расположены в один столбец.
Рассмотрим каждый способ более детально.
Как вычислить промежуточные итоги в Excel
Чтобы воспользоваться стандартной функцией, нужно выполнить несколько несложных операций.
- Создайте таблицу, которая соответствует требованиям, описанным выше.
- Выделите весь диапазон значений. Используйте иконку сортировки. Выберите инструмент «от А до Я».
- Благодаря этому все клетки будут отсортированы по наименованию товара.
- После этого сделайте активной какую-нибудь клетку (необязательно выделять всё целиком). Перейдите на вкладку «Данные». Используйте инструмент «Структура».
- В появившемся меню выберите указанную кнопку.
- Далее укажите нужную операцию. Чтобы продолжить, нажмите на «OK».
- Исход будет следующим. В левой части редактора появятся дополнительные кнопки.
- Если хотите, можете нажать на иконку «-». Благодаря этому будет происходить группировка ячеек. Вследствие данного действия останутся только результаты расчетов.
Если этот фильтр вам не нравится, вы можете вернуть всё обратно при помощи кнопок с символом «+».
Вложенность имеет несколько уровней. Можно свернуть всю информацию целиком.
Как сделать несколько результатов
Для этой цели потребуется выполнить следующие шаги.
- Допустим, что у вас уже есть какое-нибудь подведение итогов. Мы будем использовать наш пример. Сделайте активной любую ячейку. Затем нажмите на инструмент «Структура».
- После этого снова выбираем знакомый нам пункт.
- Далее выбираем какую-нибудь другую операцию для расчета. Обязательно уберите галочку возле пункта «Заменить текущие итоги».
- Только после этого можно нажать на кнопку «OK».
- Благодаря этому вы увидите, что теперь в таблице несколько промежуточных значений.
Как убрать промежуточные итоги
Процесс происходит почти так же, как при создании.
- Выделите весь диапазон клеток. Нажмите на пункт меню «Структура».
- Выберите указанный инструмент.
- Кликните на кнопку «Убрать всё».
- В результате этого редактор Эксель примет свой прежний вид.
Таким способом вы сможете удалить любое количество промежуточных подсчетов.
Расчёты при помощи функции
Помимо описанного выше метода, в данном редакторе существует специальная команда, при помощи которой можно вывести итоговое значение в какой-нибудь другой клетке. То есть она может находиться даже за пределами этой таблицы.
Для этого достаточно совершить несколько простых действий.
- Перейдите на любую клетку. Нажмите на иконку «Fx». В окне «Вставка функции» выберите категорию «Полный алфавитный перечень». Найдите там нужный пункт. Кликните на кнопку «OK».
- После этого появится окно, в котором вас попросят указать аргументы функции.
В первом поле необходимо указать номер нужной операции. Более подробно можно прочитать на официальном сайте Microsoft. В этом случае английский знать не нужно – вся информация доступна на русском языке.
Обратите внимание на то, что здесь используется формула для подсчета обычной суммы. Функция СУММЕСЛИ в этом списке отсутствует.
- В качестве примера поставим цифру 9.
- Затем нужно кликнуть на второе поле, иначе выделенный диапазон ячеек подставится в первую строчку, а это приведет к ошибке.
- Затем выделите какие-нибудь значения. В нашем случае посчитаем сумму продаж первого товара. В конце кликаем на «OK».
- Результат будет следующим.
В данном случае мы посчитали сумму только для одного товара. Если хотите, можете повторить те же самые действия для каждого пункта по отдельности. Либо просто скопировать формулу и вручную исправить диапазон ячеек. Кроме этого, желательно оформить расчеты так, чтобы было понятно, какому именно товару соответствует результат вычислений.
Использование сводной таблицы Excel
Чтобы воспользоваться данной возможностью, нужно сделать следующее:
- Укажите нужный диапазон.
- Перейдите на вкладку «Вставка».
- Используйте инструмент «Таблица».
- Выберите нужный пункт.
- Подберите что-то самое оптимальное для вас. Количество вариантов зависит от выделенной информации.
- После этого кликните на «OK».
- По умолчанию редактор Excel попробует сложить все значения в таблице.
Для того чтобы это изменить, нужно выполнить следующие шаги:
- Сделайте двойной клик по заголовку указанного поля.
- Выберите нужную вам операцию. Например, «Среднее значение».
- Сохраняем изменения нажатием на «OK».
- Вследствие этого вы увидите следующее:
Заключение
В данном самоучителе мы рассмотрели все основные способы создания промежуточных итогов в редакторе Эксель. Если у вас что-то не получилось, возможно, ваша информация не отвечает указанным в начале требованиям.
Видеоинструкция
Если у вас возникли какие-нибудь трудности, попробуйте посмотреть приложенное ниже видео. Там рассмотрены различные нюансы с дополнительными комментариями.
